Pengadaan barang dan jasa merupakan salah satu aspek penting dalam menjalankan tugas pemerintahan yang efisien dan transparan. Di tengah tantangan global dan perubahan kebijakan, pejabat pengadaan di berbagai instansi pemerintah dituntut untuk memiliki strategi yang tepat agar proses pengadaan dapat berjalan dengan baik. Dengan adanya Peraturan Presiden (Perpres) 46/2025, tanggung jawab dan peran pejabat pengadaan semakin berkembang, terutama dalam hal digitalisasi, alokasi anggaran untuk UMKM, serta mekanisme penilaian kinerja penyedia. Strategi pengadaan barang dan jasa menjadi kunci utama dalam memastikan bahwa setiap langkah yang diambil sesuai dengan aturan yang berlaku, sekaligus mendukung pertumbuhan ekonomi lokal.

Dalam konteks ini, pejabat pengadaan tidak hanya bertugas sebagai pengelola anggaran, tetapi juga sebagai pengawas yang memastikan bahwa semua proses pengadaan dilakukan secara akuntabel dan berkelanjutan. Keterlibatan mereka mencakup berbagai tahapan mulai dari perencanaan hingga evaluasi hasil. Dengan meningkatnya kompleksitas tugas, diperlukan pemahaman yang mendalam tentang regulasi, sistem digital, dan standar kompetensi yang harus dipenuhi. Hal ini menunjukkan bahwa strategi pengadaan barang dan jasa bukan sekadar urusan administratif, tetapi juga bagian dari upaya pemerintah dalam mendorong efisiensi dan akuntabilitas dalam pengelolaan sumber daya negara.

Selain itu, strategi pengadaan juga memperhatikan keberlanjutan dan inklusi. Alokasi minimal 40% anggaran untuk produk UMKM/koperasi dalam negeri menjadi salah satu indikator utama dalam menilai kepatuhan pejabat pengadaan. Dengan demikian, pengadaan barang dan jasa tidak hanya bertujuan untuk memenuhi kebutuhan instansi, tetapi juga berkontribusi pada pemberdayaan ekonomi rakyat. Dengan memadukan prinsip-prinsip tersebut, strategi pengadaan barang dan jasa akan menjadi landasan kuat dalam membangun sistem pemerintahan yang lebih baik dan berkelanjutan.

Tanggung Jawab Baru Pejabat Pengadaan

Pengguna Anggaran (PA)

Pengguna Anggaran (PA) memiliki peran kritis dalam menetapkan penunjukan langsung penyedia untuk pelaksanaan program prioritas pemerintah. PA harus menyusun dokumen alasan rasional dan memastikan bukti urgensi diunggah ke sistem e-Pengadaan. Selain itu, PA juga bertanggung jawab atas pengawasan Indeks Kepatuhan PDN/UMKM, yaitu memantau capaian minimal 40% alokasi anggaran untuk produk UMKM/koperasi dalam negeri. Persetujuan digital anggaran dan kontrak juga menjadi tanggung jawab PA, termasuk memastikan tanda tangan elektronik aktif dan mengecek jejak audit sebelum menetapkan keputusan.

Kuasa PA (KPA)

Kuasa PA (KPA) kini memiliki fleksibilitas dalam menyesuaikan metode dan jenis kontrak ketika menghadapi kondisi “kekosongan hukum” atau “stagnasi pemerintahan”. KPA juga bisa merangkap sebagai Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) jika memiliki sertifikat kompetensi PBJ. Monitoring pelaksanaan kontrak melalui sistem e-Kontrak menjadi tugas tambahan bagi KPA, sehingga proses pengadaan tetap dapat dipantau secara digital dan transparan.

Pejabat Pembuat Komitmen (PPK)

Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) wajib memiliki sertifikat kompetensi PBJ sesuai tipologi pekerjaan. PPK juga bertanggung jawab untuk memasukkan ketentuan alokasi minimal 40% anggaran barang/jasa bagi produk UMKM/koperasi dalam HPS dan RKS. Input dan pengendalian e-Kontrak serta penilaian kinerja penyedia adalah tanggung jawab tambahan PPK, yang memastikan bahwa setiap kontrak dilaksanakan sesuai dengan standar yang ditetapkan.

Kelompok Kerja Pemilihan (Pokja Pemilihan)

Pokja Pemilihan kini wajib menyelenggarakan mini-kompetisi digital melalui e-Purchasing untuk pengadaan di bawah batas nilai lelang. Pokja harus memastikan fair play dalam mini-kompetisi, termasuk pengumpulan penawaran, pembukaan penawaran, dan pengumuman hasil seleksi. Dokumentasi digital seluruh proses juga menjadi kewajiban Pokja, yang memastikan jejak audit lengkap jika terjadi perselisihan atau audit selanjutnya.

Unit Pelaksana Pengadaan Barang/Jasa (UKPBJ) dan Personel Pendukung

UKPBJ diwajibkan membentuk unit pelaksana pengadaan barang/jasa di setiap instansi, termasuk pemerintah desa. Kepala UKPBJ dan personel inti harus memenuhi standar kompetensi jabatan. Personel pendukung yang belum bersertifikat dapat membantu dalam perencanaan dan manajemen kontrak, tetapi tidak diperkenankan melakukan pengikatan kontrak. UKPBJ juga wajib menyusun SOP internal terkait tata laksana pengadaan, termasuk pendaftaran penyedia e-Katalog, e-Purchasing, e-Kontrak, dan alokasi kuota UMKM.

Implementasi Digitalisasi dalam Pengadaan

Digitalisasi menjadi salah satu elemen kunci dalam strategi pengadaan barang dan jasa. Seluruh dokumen pengadaan, mulai dari RUP, HPS, e-Purchasing, e-Kontrak, hingga laporan kinerja penyedia, harus dicatat dalam platform e-Pengadaan. Audit trail yang tersedia memudahkan pengawasan, karena setiap perubahan data, persetujuan, dan dokumen pendukung dapat ditelusuri kapan saja. Mekanisme pengaduan masyarakat juga telah diterapkan secara online, sehingga pengaduan awal ditangani secara administratif oleh instansi terkait sebelum dibawa ke ranah pengadilan.

Jaminan pelaksanaan juga menjadi bagian dari implementasi digitalisasi. Untuk kontrak barang, konstruksi, atau jasa lain dengan nilai ≥ Rp 200 juta, PPK wajib meminta jaminan pelaksanaan dari penyedia. Mekanisme penghargaan dan sanksi juga diterapkan, dengan instansi yang capaiannya baik akan memperoleh penghargaan, sedangkan yang gagal akan dialokasikan sanksi administratif tertulis hingga sanksi disipliner.

Tantangan dan Persiapan Menghadapi Tugas Baru

Salah satu tantangan utama dalam penerapan strategi pengadaan barang dan jasa adalah keterbatasan literasi digital di daerah. Banyak instansi, terutama di desa, belum sepenuhnya familiar dengan aplikasi e-Purchasing dan e-Kontrak. Solusinya adalah dengan adanya bimbingan teknis (bimtek) secara berkala, serta penyediaan panduan video tutorial singkat untuk setiap modul. Peningkatan kapasitas kompetensi pejabat juga menjadi fokus utama, terutama dalam hal sertifikasi PBJ yang kini menjadi wajib bagi PPK dan KPA yang ingin merangkap PPK.

Penyesuaian prosedur internal dan SOP juga menjadi tugas penting. Setiap instansi harus meninjau ulang SOP lama dan menambah bab baru tentang digitalisasi pengadaan serta kuota UMKM. Selain itu, infrastruktur TI yang memadai, seperti koneksi internet stabil dan perangkat keras yang cukup, menjadi syarat mutlak untuk menjalankan sistem e-Pengadaan. Rekomendasi lain adalah kerja sama dengan penyedia layanan internet dan siapkan cadangan daya (UPS) serta rencana pemulihan bencana TI agar sistem tetap berjalan saat terjadi gangguan.

Studi Kasus: Peran Pejabat Pengadaan dalam Penanganan Bencana

Untuk melihat gambaran nyata, bayangkan kasus bencana banjir:

• PA menetapkan penunjukan langsung penyedia pompa air dan tenda darurat karena kebutuhan sangat mendesak.
• KPA, yang bersertifikat PBJ, memilih kontrak berbasis kinerja untuk jasa instalasi pompa air.
• PPK menginput e-Kontrak dan menilai kinerja penyedia.
• Pokja Pemilihan menyelenggarakan mini-kompetisi untuk konstruksi ringan.
• UKPBJ memastikan jejak audit dan menangani pengaduan masyarakat.

Studi kasus ini menunjukkan bagaimana tanggung jawab baru dalam pengadaan barang dan jasa bekerja secara nyata, terutama dalam situasi darurat.

Kesimpulan

Perpres 46/2025 menambahkan banyak tanggung jawab baru bagi pejabat pengadaan, termasuk PA, KPA, PPK, Pokja Pemilihan, UKPBJ, dan personel pendukung. Mereka harus memprioritaskan UMKM/koperasi dalam negeri, menggunakan e-Purchasing dan e-Kontrak, memantau Indeks Kepatuhan PDN, menjalankan penilaian kinerja penyedia, dan mengelola jaminan pelaksanaan untuk kontrak ≥ Rp 200 juta. Semua langkah ini diharapkan meningkatkan efisiensi, transparansi, dan akuntabilitas dalam pengadaan publik, sambil memberdayakan ekonomi lokal. Tugas baru ini memang menuntut perubahan mindset, kemampuan digital, dan peningkatan kompetensi, namun dengan persiapan matang, setiap pejabat pengadaan dapat menjalankannya untuk mendukung tujuan pembangunan nasional yang lebih cepat dan berkelanjutan.